En septembre, nous franchirons le cap des 6 ans depuis l’ouverture de notre espace.
6 belles années à en apprendre un peu plus sur notre secteur d’activités et à le réapprivoiser chaque jour au gré des changements de notre environnement interne ou externe. À la base, ni Sophie, ni moi n’avions d’expertise dans le domaine du coworking. Encore moins en matière d’opération d’un espace de travail partagé pendant une pandémie !
Ce que nous avions?
- Du courage pour 1000 femmes!
- Une capacité d’apprendre, l’humilité nécessaire pour se tromper et en rire pour mieux évoluer
- Une détermination hors norme
- Une créativité à toute épreuve
En 6 ans, nous nous sommes réinventés plus d’une fois et souvent, on rigole en se remémorant les différentes phases:
- L’ouverture
- L’avant pandémie
- La pandémie
- L’après pandémie
- L’après-après pandémie
- Et maintenant
Chacune des phases a été des plus mémorables, que ce soit l’excitation jumelée à aux craintes des débuts, la fierté de la rentabilité, le stress de se réinventer en temps de pandémie, le plaisir de pouvoir relancer après la pandémie et le retour à une forme de sérénité qui incarne un peu mieux ce que nous sommes vraiment.
Ce qui n’a pas changé
Notre vision : Créer une véritable communauté, dont les membres partagent bien plus qu’un espace.
Notre mission : Offrir un espace de travail collaboratif, productif, ergonomique pour permettre à nos clients de mettre le focus sur ce qui compte vraiment (on s’occupe du reste!).
Nos valeurs : Inspirant, agréable et discret
Ce qui a changé (ou évolué) !
Ce sont nos services, l’aménagement, le réaménagement de l’espace et le nombre de plantes !
Récemment un client m’a partagé que nous étions passés d’une coquille vide à ce que nous sommes aujourd’hui. Il pouvait sentir toute l’énergie et la transformation en étant sur place, ici au Bureau. Dès le départ, nous avons fait le choix d’un ameublement simple, uniforme, de qualité et québécois. Cela nous a permis, au fil du temps, de revoir les aménagements de manière organique et flexible, pour mieux répondre aux besoins des clients et atteindre la rentabilité financière.
De l’extérieur, cela peut paraitre simple… on loue des bureaux et des salles de conférences. De l’intérieur, c’est une multitude de forfaits pour offrir la solution adaptée aux besoins de chaque entreprise, des travailleurs autonomes ou des employés en télétravail. Comme le dit l’adage bien connu de nos cousins anglais « The devil is in the details » ou si vous préférez « Le diable est dans les détails »!
Peu à peu, nous avons abandonné des forfaits, revu nos prix parfois à la baisse et aussi à la hausse, créé de nouveaux forfaits et aussi cocréé des propositions uniques pour répondre à un besoin plus spécifique de notre clientèle.
Processus de création d’une communauté dynamique
Dès le départ, nous souhaitions être tellement plus que des bureaux partagés. Pour nous, la communauté, l’esprit d’entraide, les amitiés, les échanges, demeuraient des priorités. Pour cela, nous nous devions de créer des moments pour échanger et créer cet esprit de communauté qui nous caractérise désormais.
Comme dans toutes les maisons québécoises : L’ilot du Lounge de coworking est devenu LE point de rassemblement! Que ce soit au café de 8h ou de 10h, à l’heure du lunch ou lors de nos traditionnels 4 à 6, il est toujours agréable d’y croiser nos collègues, des personnes qui visitent plus occasionnellement le Bureau et de prendre des nouvelles, d’échanger et de se changer les idées.
Et que dire de notre grande table ronde… qui accueille nos diners quotidiens, qui représente assurément le cœur de nos journées, le théâtre de moments de pur bonheur! Ce qui, le reste du temps, représente un espace de travail central, se transforme en table de salle à diner. L’ambiance y est douce, cordiale et propice aux discussions! C’est le moment de créer des liens, raconter nos histoires, partager nos trucs et découvertes de voyages. Tous les sujets y passent, tant personnels que professionnels. Ce sont toujours des moments magiques qui font du bien à l’âme et nourrissent notre besoin humain de connecter. N’ayez crainte… on dine de 12h à 13h et souvent à 12h45 tout le monde est de retour à son poste car après tout… nous sommes là pour travailler! C’est beau de voir à quel point nos membres viennent pour échanger et rapidement retournent se concentrer sur leurs livrables!
Sophie, Arielle ou Audrey se font un devoir, lors de l’arrivée d’une nouvelle personne membre, d’assurer son intégration. Avant même de l’accueillir, on commence à parler d’elle. Nous la présentons à tous en avant-première, son nom, son entreprise et même un sujet potentiel d’intérêts communs et la plupart du temps la vraie présentation se passe autour de la machine à café ou lors de la visite des lieux. Nous l’invitons à partager le diner avec nous et rapidement des liens se tissent. Notre communauté est réellement ouverte et adore échanger avec tout le monde et comme je le mentionnais plus haut, tous les sujets sont abordés! Du plus ludique au plus sérieux.
Nous tentons de coordonner des activités à une fréquence régulière pour réunir tout le monde. Cela peut prendre la forme d’une diner-thématique, un 4 à 6 ici ou dans un endroit en ville, une activité liée à un exercice physique (reconnaissance pour avoir monté les 4 étages par les escaliers), un partage à propos d’un sujet qui est susceptible d’en intéresser plus d’un (les sauces piquantes ou les vacances), la création de contenus inspirés des recommandations des membres, le traditionnel souper des fêtes et l’échange de cadeaux thématiques annuel.
Bref, nous déployons une série de petits gestes qui font la différence pour contrer l’isolement et nourrir le besoin de connexion que nous avons tous en nous et qui fait de nous des personnes humaines. Ici, c’est un milieu, un carrefour où nos clients se rencontrent pour s’entraider, apprendre et évoluer.
Les références ou les échanges de service
À aucun moment il n’a été question de mettre en place un système de références professionnelles pour nos clients. JAMAIS. Certains de nos clients travaillent sur des mandats communs ou se sont donnés des contrats et c’est très bien quand ça arrive. Ce que nous voulons, c’est que cela demeure simple, non-orchestré et surtout, sans pression. Tout le monde est libre de travailler avec la personne de son choix et nous souhaitons préserver cela. En conclusion, si cela arrive, tant mieux, mais cela ne fait pas partie des attentes lorsqu’on se joint à notre espace.
L’achalandage
Ici, les jours se suivent et ne se ressemblent pas ! Plus de 30 entreprises détiennent un forfait. Du bureau virtuel (domiciliation), au forfait affilié, du bureau en espace ouvert (coworking) au bureau fermé… ce qui amène son lot de circulation dans une semaine. À cela, il faut ajouter les clients externes qui visitent nos salles, les détenteurs de carnets de coworking; ces derniers sont 54 au moment de la rédaction de ce texte. Malgré cette effervescence, c’est le plus souvent calme dans les bureaux. L’insonorisation de nos murs doit y être pour quelque chose ou encore le professionnalisme de notre clientèle. Le fait que ce soit vaste et segmenté en zones pour réduire les passages inutiles dans les endroits que nous n’avons pas à fréquenter permet de maintenir une fluidité tout en préservant un contexte propice à la concentration.
La flexibilité
Je vais terminer avec la flexibilité. Ce mot qui nous est cher et qui gouverne la plupart de nos décisions. Se donner ET offrir de la flexibilité. Cela ne veut pas dire faire tout et son contraire, mais plutôt de se donner des lignes directrices et de demeurer flexibles à l’intérieur de ces paramètres. D’ailleurs, l’une de nos phrases célèbres est d’affirmer que nous ne sommes pas dans une « vraie entreprise ». Pourquoi faire comme les autres? Inventons-le! Au fil du temps, nous nous sommes permis d’inventer, d’innover et de créer ce qu’est le Bureau en 2024 et nous serons toujours reconnaissantes d’avoir, chaque jour, l’opportunité d’être aussi créatives dans un contexte d’affaires sérieux, tout en s’amusant.
En conclusion
Nous offrons des bureaux virtuels, en espace ouverts ou fermés et de magnifiques salles de conférence à notre clientèle, qu’elle soit occasionnelle ou habituée.
Ce texte se veut un retour sur nos 6 ans, un partage et surtout une volonté de laisser une trace de notre histoire. L’histoire de deux femmes qui avaient des besoins en apparence simples… un bureau, une salle de conférence, une adjointe mais qui, au fond, avaient des besoins de réseauter, de rencontrer des gens, de partager des cafés ou un lunch avec des pairs.
Le Bureau – Milieu d’affaires, c’est un carrefour où se rencontrent des personnes aux parcours diversifiés, ayant le désir commun d’allier productivité, professionnalisme et plaisir.
La seule certitude que nous avons, c’est que notre vision et notre mission vont demeurer et que nous saurons nous adapter quand il sera le temps de le faire pour servir les clients de demain.